Бывает, зайдешь в рабочий чат, а там творится полный бардак: один сотрудник записывает голосовые каждые пять минут, другой присылает сообщения по одному слову, и от уведомлений разрывается телефон или компьютер. В таком хаосе практически невозможно нормально работать: постоянно отвлекаешься и полдня ищешь нужную информацию.

Чтобы лишний раз не раздражать коллег, нужно соблюдать базовый диджитал-этикет. В этой статье разбираем ошибки, которые сотрудники допускают чаще всего, и рассказываем, как их исправить.

Ошибка №1. Использовать капслок, много восклицательных знаков или эмодзи

В чем проблема. Из-за больших букв и восклицательных знаков отправитель выглядит слишком эмоциональным, а обилие смайликов отвлекает от содержания.

Как исправить. Когда нужно обратить внимание на важную мысль в сообщении, можно сделать отступ или выделить часть текста жирным шрифтом, курсивом — во многих мессенджерах есть такая функция. Если вам привычнее использовать капслок, то выделяйте не более одного-двух слов в тексте. А чтобы показать доброжелательность, достаточно одного эмодзи в конце предложения.

В примере слева тяжело сразу уловить мысль: слишком много лишних деталей. На скриншоте справа ничего не отвлекает от текста, всё ясно и понятно

Ошибка №2. Отправлять много коротких сообщений подряд

В чем проблема. Если разбивать одну длинную мысль на череду коротких сообщений, то собеседник сойдет с ума от бесконечных уведомлений на телефоне или компьютере.

Как исправить. Чтобы коллеги вас не возненавидели за десятки оповещений и быстрее поняли, что от них хотят, выражайте свою мысль одним сообщением. Кроме того, многим проще понять мысль собеседника, если она не разбита на несколько сообщений.

В примере слева из-за коротких сообщений приходится дольше листать чат, чтобы найти нужные данные. На скриншоте слева вся важная информация в одном сообщении — искать будет легче

Ошибка №3. Ждать ответа и только потом писать по сути

В чем проблема. Сообщения из серии «Привет, можно вопрос?» или «Салют, не занят?» раздражают, потому что приходится разбираться, что конкретно нужно собеседнику, и ждать, пока он напишет основную мысль. А когда похожих диалогов несколько, градус накала растет еще быстрее.

Как исправить. Сделайте приветствие частью сообщения и сразу в тексте пишите, что вам нужно от коллеги. Так вы сэкономите всем время, и сотрудники быстрее вам ответят.

В примере слева много лишних сообщений, а на скриншоте справа всё в одном тексте, и собеседнику не нужно лишний раз отвлекаться

Ошибка №4. Отправлять голосовые сообщения

В чем проблема. Обычно аудио удобны только тому, кто их отправляет — когда едет за рулем или идет по улице. А вот получатели не всегда могут сразу прослушать голосовое — например, если находятся в шумном месте или на совещании, а под рукой нет наушников. Другой минус — непонятно, кому адресовано сообщение и насколько в нем срочная информация.

На скриншоте слева много разных голосовых сообщений и непонятно, о чем они. В примере справа после голосового есть текстовое пояснение, чтобы аудио прослушали только адресаты

Используйте корпоративный мессенджер

В обычном мессенджере то и дело возникает соблазн проверить чаты с друзьями или каналы с мемами, в итоге легко отвлечься и выбиться из рабочего процесса. А если для работы использовать отдельное приложение, таких случаев легко избежать. Например, корпоративный суперапп VK Teams с функцией мессенджера. Вот какие возможности у него есть:

Выборочное цитирование. Отвечайте только на часть сообщения, а не на все целиком. Это удобно, если в чате много коллег и вы обсуждаете сразу несколько вопросов.

Чтобы ответить на часть сообщения, нужно просто выделить фрагмент

Треды для обсуждения конкретных задач. Создайте отдельную ветку в общем чате для общения по нужной теме, чтобы другие коллеги на нее не отвлекались.

С обсуждениями не придется засорять чаты и подолгу искать нужные сообщения

Доступ к контактам всех коллег. Даже если сотрудник только устроился, он может сразу написать любому коллеге — все номера уже есть в адресной книге.

Контакты коллеги можно найти за пару секунд

Защищенные каналы связи. В мессенджере используется TLS-шифрование — ваши переписки не взломают и не похитят данные.

Контроль доступа. Каждого сотрудника подключают к Active Directory. Если работник увольняется, его профиль удаляют из системы, и он автоматически удаляется из VK Teams.

Ставить задачи можно прямо в сообщении

В VK Teams есть целый набор сервисов для корпоративных коммуникаций. В него входят видеоконференции, чтобы проводить онлайн-встречи, в календаре можно проставлять даты и время встреч, а в планировщике задач — давать задания и отслеживать их выполнение. Все приложения находятся в одном пространстве — не нужно переключаться между несколькими окнами.

Листайте дальше, чтобы оставить заявку и получить демо-доступ к VK Teams на месяц в подарок!